どうなっとうと?デジタル (西日本新聞コラム)

メールやLINEの「返信モレ」はありませんか?

2016年1月にスタートした西日本新聞「どうなっとうと?デジタル」
今月からリニューアルして、「Q&A」形式になりました。

 

それに合わせて、紙面では掲載しきれなかった内容を補足する形でこのブログに紹介していきます。
早速、今回の質問は…

 

Q.メールとLINEとFacebook、誰と何でやりとりしていたか分からなくなり「返信もれ」になることがある。

 

A. その他にもビジネスシーンにおいては、セールスフォースのチャターや、チャットワークなども加わってきます。この様に連絡を取る手段が増えたことであちこちでこの「返信モレ」問題が発生していると思います。

 

過去を振り返ってみると、
電話→ポケベル→携帯電話+メール(PCメール/ショートメール/メッセージ)+SNS(ミクシィ/Twitter/Facebook/LINE)+ビジネスチャット

 

これをよく見ると

第一フェーズでは、ディバイスの移り変わり
第二フェーズでは、サービスの多様化
第三フェーズでは、ビジネスシーンでも多様化

 

へと移り変わり、実際にはどれも現役で使えるために、コミュニケーション手段が多様化し、何を使うのか利用者の好みに委ねられ、結果として「返信もれ」と言う自体が発生していると思われます。
さて、実際のところスマートフォンユーザーの9割が使っているとも言わるLINEがコミュニケーション手段として一般的と思われがちですが、情報通信白書によると一年以内のSNS利用率はLINE(37.5%) 、Facebook(35.3%)で、相手に合わせた使い方が必要と言うことが伺い知れます。
確かに、スマホユーザーは6割、ガラケーの利用者もまだまだ多くいますから、納得と言えばその通りです。ただ、年代別に見るとこの調査結果は大きく変わってきますので、一般的とか平均的といった言葉で一括りにするのは乱暴なことも事実です。

 

私自身はと言うと、LINEはプライベート、取引先企業はメール、それ以外はFacebookと言う風に分けています。携帯電話番号を公開していないことも相まって、LINEで仕事関係の方と繋がることは滅多にありません。
だからと言って、一度繋がったものを今さら自分の都合で切ることは、普通は難しいですししないものです。

 

そこで、スマホの「通知」機能を使って「返信もれ」対策をご提案します。
アプリをダウンロードするときに「通知の表示」について確認があります。

ここで「はい」や「OK」としているアプリは、例えばメールが届けば誰からメールが届いたかを知らせくれます。

「通知の表示」は、設定画面からいつでも変更ができます。
iPhoneの場合、設定>通知の順に開くとダウンロードされているアプリがすべて表示されます。

通知がオンになっているかいないかは一目瞭然ですね。
ここで、メール、LINE、Facebookの通知をオンにします。
届いたメールやLINEは、返信が終わったら通知画面から削除すると言うルールにしておきます。
通知画面をこまめにチェックすることで「返信もれ」は防ぐことができます。
またスマホの電話帳にメモ欄があるので、そこに「連絡手段:メール」とか「LINE」と入れておくと便利です。

 

結論:「返信モレ」を防ぐには?
1. 通知機能を活用する。
2. 通知が届いて、返信したものから順に削除する。
3. 電話帳のメモに連絡手段を記録しておく。

 

まとめ:
スマホの機能やアプリを使いこなすポイントは、まずは自分流で良いのでMyルールを設けて、それに則って使うこと。使い勝手が悪ければアプリを変えるのではなく、Myルールを見直してみること。
スマホは自分単独の超絶デキる秘書を雇う様なものなので、是非、いろいろ使いこんで見て下さい。

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